Gérer les invités d'un mariage : réponses, relances et pointage

Carton Blanc suit la liste d'invités d'un mariage de l'annonce de la date jusqu'au message de remerciement : les invités répondent sur une page dédiée, les non-répondants sont relancés à part, et le jour J la liste se pointe sur un téléphone.

Un mariage ne se joue pas sur le nombre d'invités mais sur le nombre de réponses reçues à temps. Le traiteur demande un chiffre ferme, le lieu un plan de salle, et les familles envoient des messages dans tous les sens. Le plus pénible n'est pas la liste elle-même : c'est de savoir, à six semaines de la date, qui a répondu, qui hésite et qui n'a rien reçu.

Carton Blanc donne à cette liste un seul endroit. Vous importez les adresses depuis Excel ou par simple copier-coller, chaque invité s'inscrit sur la page du mariage, et vous voyez les réponses arriver. Le logiciel ne vend rien et ne propose pas de billetterie : il sert à inviter, à compter et à pointer.

Comment Carton Blanc gère cette soirée

Invitations

Votre flyer et un lien d'inscription partent à chaque invité par e-mail, à la date que vous avez choisie. Vous relisez le texte avant le départ, et rien ne part sans votre validation.

Inscriptions

L'invité répond sur la page du mariage et reçoit sa confirmation aussitôt. Il peut y poser une question, par exemple pour signaler un régime alimentaire ou un besoin d'accessibilité.

Liste d'attente

Si le lieu a une capacité limite, la salle se ferme quand elle est pleine. Les personnes suivantes passent en liste d'attente et le savent : vous évitez le « oui » donné à quelqu'un faute de place.

Rappels

La relance de J−14 ne part qu'aux invités qui ne se sont pas encore inscrits. La veille, les inscrits reçoivent l'adresse et un lien pour ajouter la date à leur agenda.

Émargement

Le jour du mariage, la liste s'ouvre sur un téléphone. Une personne à l'accueil pointe les arrivées, sans papier ni tableur.

Le calendrier d'envois conseillé

Carton Blanc prépare à la création de l'événement un brouillon pour chaque étape, daté par rapport à la date du mariage. Pour un mariage, avancez l'annonce : les invités qui viennent de loin ont besoin de plusieurs mois pour réserver un voyage. Vous ajustez la date d'envoi de chaque e-mail.

1. J−42 ou avant · Six semaines avant, au minimum

   L'annonce de la date, avec le flyer et le lien pour répondre. Pour des invités éloignés, envoyez-la plusieurs mois avant.

2. J−28 · Quatre semaines avant

   L'invitation détaillée : programme de la journée, lieu de la cérémonie et de la réception, hébergements conseillés.

3. J−14 · Deux semaines avant

   La relance, envoyée aux seuls invités qui n'ont pas répondu. C'est la date à laquelle le traiteur demande le chiffre définitif.

4. J−1 · La veille

   Le rappel aux inscrits : adresse, horaire d'arrivée, ajout à l'agenda.

5. J+2 · Deux jours après

   Le message de remerciement, avec un texte pour les présents et un autre pour les absents.

Conseils d'organisateur

1. Fixez une date limite de réponse avant l'annonce. Écrivez-la dans l'invitation : « répondez avant le 15 ». Une échéance précise obtient plus de réponses qu'un « dès que possible », et elle justifie la relance.
2. Relancez par un message court, jamais par la famille. Une relance automatique ne vexe personne, alors qu'un appel du témoin à un oncle risque de le faire. Le logiciel s'en charge, vous gardez votre énergie pour la fête.
3. Demandez les contraintes au moment de l'inscription. Régimes alimentaires, mobilité réduite, enfants en bas âge : le traiteur et le lieu en ont besoin au moins deux semaines avant. Mieux vaut une question dans la page d'inscription que de nombreux messages.
4. Gardez une liste d'attente pour les imprévus. Dans un mariage, il y a toujours des désistements tardifs. Une liste d'attente vous laisse rappeler un invité de la seconde vague plutôt que de payer pour des couverts vides.

Le flyer de cette soirée

Le flyer d'un mariage se crée depuis votre espace, en français ou en anglais, dans l'un des styles du catalogue : un carton photo, un style classique ou une affiche. Il est gratuit dès l'ouverture du compte.

Voir les flyers pour cette occasion

Ce que Carton Blanc ne fait pas

Carton Blanc n'est pas une billetterie : il n'encaisse pas de billets et ne vend rien aux invités. Aucun e-mail ne part sans la validation de l'organisateur. Il n'y a ni publicité, ni revente des données, ni version gratuite.