Relancer les invités qui n'ont pas répondu : quand, comment, quels messages

Quand relancer un invité qui n'a pas répondu ?

Deux semaines avant l'événement est le bon moment pour la première relance : il reste assez de temps pour que l'invité s'organise, et assez peu pour que la réponse devienne urgente. Si vous avez fixé une date limite de réponse, une seconde relance peut précéder cette date de quelques jours.

Dans Carton Blanc, la relance par e-mail est préparée en brouillon à la création de l'événement, datée de J−14. Vous la relisez, vous changez le texte ou la date, et rien ne part sans votre validation. Vous pouvez aussi ajouter une relance supplémentaire à une date choisie parmi quelques écarts proposés, avant l'événement.

À qui écrire, et à qui ne pas écrire ?

Seulement à ceux qui n'ont pas répondu. Une relance reçue par quelqu'un qui est déjà inscrit est du bruit : elle lui fait douter que sa réponse a été prise en compte. Carton Blanc envoie la relance de J−14 aux seuls invités qui ne se sont pas inscrits.

Écartez aussi les personnes qui se sont désinscrites : leur écrire à nouveau ne respecte pas leur choix. Carton Blanc les écarte de toutes les listes de l'organisateur.

Message 1 : quelle relance par e-mail envoyer à deux semaines ?

Objet : « Jeudi 12 novembre, il reste 18 places ». Corps : « Bonjour, nous organisons [nom de l'événement] le jeudi 12 novembre à 19 h, à [lieu]. Nous n'avons pas encore reçu votre réponse. Il reste 18 places : vous pouvez vous inscrire en une minute ici : [lien]. À très bientôt. »

L'objet donne un fait, pas une formule. Un chiffre réel de places restantes pèse plus qu'un adjectif ; si vous ne connaissez pas le nombre, remplacez-le par la date limite de réponse.

Message 2 : quel dernier rappel envoyer avant la date limite ?

Objet : « Dernier jour pour répondre : [nom de l'événement] ». Corps : « Bonjour, nous clôturons la liste ce soir pour donner un chiffre définitif au traiteur. Si vous souhaitez venir, répondez ici : [lien]. Si vous ne pouvez pas, un mot suffit, cela nous aide aussi. »

Ce message ne fonctionne que si la date limite figurait dans l'invitation. Annoncée dès le départ, elle justifie la relance et évite de paraître insistant.

Message 3 : quel message court envoyer vous-même ?

Texte : « Bonjour [prénom], je n'ai pas vu ta réponse pour [événement] le 12 novembre. Tu viens ? La réponse se fait ici en une minute : [lien]. »

Carton Blanc envoie des e-mails : il n'envoie pas de SMS ni de messages de messagerie instantanée. Ce message court est donc à envoyer depuis votre téléphone, à un invité que vous connaissez, quand l'e-mail est resté sans effet. Utilisez-le avec parcimonie, et seulement si la personne vous a donné son numéro pour cet usage.

Message 4 : que dire à un invité clé, de vive voix ?

Pour un invité qui compte vraiment (un orateur, un partenaire, un financeur), l'automatisme ne remplace pas un mot personnel. Dites-lui en une phrase pourquoi sa présence compte, et proposez de répondre à sa place s'il préfère vous le dire de vive voix. Vous pouvez ensuite l'inscrire vous-même dans votre liste.

Comment suivre les réponses après la relance ?

Le total des inscrits se met à jour à chaque réponse ; vous voyez qui s'est inscrit depuis la relance. Quand la date limite est passée, considérez la liste comme définitive et donnez ce chiffre au lieu ou au traiteur. Si la salle est complète, les suivants passent en liste d'attente et en sont informés.

Questions fréquentes

Combien de fois relancer un invité ?

Deux fois au plus avant l'événement : une relance à deux semaines pour ceux qui n'ont pas répondu, et un rappel la veille pour les inscrits. Au-delà, le risque de désinscription dépasse le bénéfice.

Faut-il relancer par e-mail, par SMS ou par téléphone ?

Commencez par l'e-mail, qui est le canal de l'invitation. Le message court et l'appel conviennent aux invités que vous connaissez personnellement, quand l'e-mail est resté sans réponse.

Carton Blanc envoie-t-il des SMS ?

Non. Carton Blanc envoie des e-mails. Les messages courts de ce guide sont à envoyer vous-même, depuis votre téléphone.

La relance part-elle aussi à ceux qui ont déjà répondu ?

Non. La relance de J−14 ne part qu'aux invités qui ne se sont pas inscrits.

Que faire d'un invité qui ne répond jamais ?

Après la date limite, considérez qu'il ne vient pas et libérez sa place : la liste d'attente peut la reprendre, jusqu'à 1 000 inscrits par événement.