Liste d'attente et relances : comment remplir une salle sans spam

Remplir une salle, c'est gérer deux chiffres

Une salle se remplit quand le nombre de personnes présentes atteint sa capacité, pas quand le nombre d'inscrits l'atteint. Entre les deux, il y a les désistements, plus fréquents quand l'événement est gratuit.

La liste d'attente règle ce décalage. Elle accepte plus de demandes que la salle ne peut en accueillir et les ordonne, de sorte que chaque désistement ouvre une place pour la première personne en attente.

Ce qu'une liste d'attente doit dire à l'invité

Une personne en liste d'attente n'est pas inscrite. Le message qu'elle reçoit le dit clairement : « vous n'êtes pas confirmé, nous vous écrirons si une place se libère ». Sans cette phrase, elle se présente le soir et se trouve devant une porte fermée.

Dans Carton Blanc, la personne en attente est informée dès son inscription. Elle sait ainsi qu'il lui faut attendre un message avant de se déplacer.

Comment on relance sans spam

Le spam ne tient pas au nombre d'e-mails mais à leur pertinence. Un e-mail de relance qui arrive à quelqu'un qui s'est déjà inscrit est du bruit. Un e-mail qui arrive à quelqu'un qui n'a rien vu est un service.

La règle est donc de cibler. Le logiciel envoie la relance de J−14 aux seuls invités sans réponse, et le rappel de J−1 aux seuls inscrits. Chaque groupe reçoit un message qui le concerne.

• Une première relance, deux semaines avant la soirée, aux invités sans réponse.
• Un rappel de la veille, aux seuls inscrits.
• Un message d'après-soirée, avec un texte pour les présents et un autre pour les absents.
• Aucun envoi à une personne qui s'est désinscrite : elle est écartée de toutes les listes de l'organisateur.

L'objet et le corps d'une relance qui fonctionne

L'objet donne la date et l'enjeu : « Jeudi 12 novembre : il reste 18 places ». Il contient un fait, pas une formule. Le corps tient en trois lignes : la date et le lieu, ce qu'il reste de places, le lien d'inscription.

Évitez les relances qui culpabilisent (« vous n'avez toujours pas répondu »). Elles font cliquer sur « se désinscrire » plus souvent que sur « s'inscrire », et un fichier qui rétrécit coûte plus cher qu'une inscription manquée.

Rappeler la liste d'attente le jour où une place se libère

Une place libérée à J−10 se remplit presque toujours ; une place libérée le soir même, rarement. Rappelez les personnes en attente dans l'ordre de leur demande, en leur fixant un délai court pour confirmer. Passé ce délai, passez à la suivante.

Pensez à dire non à la fin : un dernier message aux personnes restées en attente, envoyé la veille, leur évite de se déplacer et leur laisse une bonne impression pour la prochaine fois.

Ce que la liste d'attente vous apprend

Une liste d'attente longue est un signal de demande : elle justifie une seconde séance, une salle plus grande ou une date supplémentaire. Notez sa longueur à chaque événement et comparez d'une fois sur l'autre.

L'émargement du soir complète ce tableau : l'écart entre inscrits et présents indique la marge de surréservation que vous pouvez vous permettre la fois suivante.

Une liste de contrôle pour l'organisateur

Trois vérifications faites une fois valent pour tous les événements qui suivent.

• La capacité réelle du lieu est connue, y compris les contraintes de sécurité.
• Le texte de la liste d'attente dit clairement que l'inscription n'est pas confirmée.
• Vous avez décidé à l'avance du délai laissé à une personne rappelée pour confirmer.
• Le message de clôture aux personnes restées en attente est prêt avant la veille.

Questions fréquentes

Combien de relances peut-on envoyer sans lasser ?

Deux au plus avant la soirée : une à deux semaines pour les non-répondants, un rappel la veille pour les inscrits. Au-delà, le risque de désinscription dépasse le bénéfice.

Une personne en liste d'attente reçoit-elle les rappels ?

Elle est informée de sa situation à l'inscription. Elle n'est pas confirmée tant qu'une place ne se libère pas.

Peut-on surréserver une salle ?

C'est une décision de l'organisateur. Fixez la capacité un peu au-dessus de la salle si vous connaissez votre taux de désistement, et utilisez la liste d'attente pour le reste.