RSVP en ligne : une page de réponse pour votre événement

Qu'est-ce qu'un RSVP en ligne ?

RSVP vient de l'expression française « répondez, s'il vous plaît ». En ligne, c'est un lien dans l'invitation qui mène à une page où l'invité répond en quelques secondes, au lieu d'écrire un e-mail ou de téléphoner. L'organisateur reçoit chaque réponse dans une liste, déjà comptée.

L'intérêt tient à la précision : un traiteur, un lieu ou un conférencier demande un chiffre, et ce chiffre doit reposer sur des réponses écrites, datées, qu'on peut relire.

Comment créer une page de réponse pour votre événement ?

Vous créez la soirée dans votre espace : titre, date, lieu, capacité, programme et flyer. La page de réponse existe dès cet instant, à une adresse que vous placez dans l'invitation. Vous pouvez la voir telle que l'invité la verra sur la page d'exemple du site, qui est une vraie page avec une soirée fictive.

Le flyer se choisit parmi les modèles de la galerie, en français ou en anglais, et se modifie dans l'éditeur : titre, couleurs, photo. Il est gratuit dès l'ouverture du compte.

Peut-on répondre sans créer de compte ?

Oui. L'invité ouvre le lien, remplit le formulaire et reçoit une confirmation par e-mail. Pas de mot de passe, pas d'application à installer : c'est ce qui fait la différence entre une page que l'on remplit et une page que l'on abandonne.

Comment suivre les réponses et les relances ?

Le total des inscrits se met à jour à chaque réponse. La relance de J−14, préparée en brouillon à la création de la soirée, ne part qu'aux invités qui n'ont pas répondu : ceux qui ont déjà répondu ne la reçoivent pas.

Fixez une date limite de réponse dans l'invitation. Une échéance précise obtient plus de réponses qu'un « dès que possible », et elle justifie la relance.

Comment fermer les réponses quand c'est complet ?

Quand la capacité saisie est atteinte, la page cesse de confirmer. La personne suivante passe en liste d'attente et le sait : elle n'est pas confirmée tant qu'une place ne se libère pas. Vous évitez ainsi le « oui » donné faute de place.

Que vérifier avant d'envoyer ?

Trois points. La date limite de réponse est-elle écrite dans l'invitation ? La capacité est-elle saisie ? Le texte de l'e-mail dit-il en une phrase ce que l'invité doit faire ? Le premier envoi est de toute façon relu par Carton Blanc avant de partir, mais ces trois points sont à vous.

Que dire dans l'e-mail qui porte le lien de réponse ?

L'objet nomme l'événement et la date. Le premier paragraphe dit qui invite et pourquoi, en une phrase ; le deuxième donne le lieu et l'heure ; le dernier donne la date limite et le lien, un seul. Un invité qui ne trouve pas le lien dans les cinq premières lignes ne répond pas.

Relisez l'e-mail sur un téléphone : c'est là que la majorité des invités le liront. Si le lien n'est pas visible sans faire défiler, remontez-le.

Quand considérer la liste comme définitive ?

Quand la date limite de réponse est passée et que la relance de J−14 a été envoyée. C'est ce chiffre, et non celui du premier jour, que vous donnez au traiteur ou au lieu. Gardez ensuite une liste d'attente : elle absorbe les désistements de dernière minute sans que vous ayez à renégocier le nombre de couverts.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un RSVP et une inscription ?

Aucune sur la forme : dans les deux cas l'invité répond sur une page. On parle de RSVP pour une invitation privée, d'inscription pour un événement qu'on annonce plus largement.

Le RSVP en ligne est-il gratuit ?

Pas avec Carton Blanc : une soirée coûte 49 € TTC. Seuls les flyers sont gratuits dès l'ouverture du compte.

Peut-on voir la page avant de l'envoyer ?

Oui : la page d'exemple du site montre exactement ce que voit l'invité, de la réponse à la confirmation.

Que reçoit l'invité après sa réponse ?

Une confirmation immédiate par e-mail, puis un rappel la veille avec l'adresse et un lien pour ajouter la date à son agenda.