Gérer un gala : invités, liste d'attente et accueil sans file

Carton Blanc gère les invités d'un gala sur liste : invitations envoyées par vague, inscriptions confirmées tout de suite, liste d'attente quand la capacité est atteinte, rappel la veille et pointage à l'entrée sur téléphone.

Un gala se remplit par cooptation. Les tables sont limitées, les invités attendent un traitement soigné, et les sponsors demandent un compte rendu net : combien d'invités, combien de présents, combien d'absents. Une liste Excel partagée entre trois personnes suffit rarement à tenir ce niveau d'exigence.

Carton Blanc donne à l'équipe d'organisation une liste unique. Les invités s'inscrivent sur une page élégante, reçoivent une confirmation, et le soir, l'accueil pointe sur téléphone. Le logiciel ne vend pas de billets : si votre gala est payant, le règlement se fait en dehors de Carton Blanc.

Comment Carton Blanc gère cette soirée

Invitations

Vous invitez par liste, avec le flyer du gala. Un partenaire ou un mécène qui invite ses propres relations reçoit un lien à lui, et les inscriptions arrivées par ce lien lui restent rattachées.

Inscriptions

Chaque invité s'inscrit sur la page du gala et reçoit sa confirmation à l'instant. La page affiche programme, lieu et horaires.

Liste d'attente

Quand la capacité du lieu est atteinte, les personnes suivantes passent en liste d'attente et le savent. Pour un gala déjà complet, c'est le seul moyen de rester honnête avec ceux qu'on ne peut pas placer.

Rappels

La relance de J−14 ne part qu'aux invités qui n'ont pas répondu. Le rappel de la veille donne l'adresse, l'heure d'ouverture des portes et l'ajout à l'agenda.

Émargement

À l'entrée, la liste s'ouvre sur un téléphone. Les arrivées sont pointées au fur et à mesure, et le total des présents sert au compte rendu de fin de soirée.

Le calendrier d'envois conseillé

Pour un gala, le calendrier par défaut de Carton Blanc tient la route. Vous pouvez avancer l'annonce de quelques semaines si vous visez des dirigeants dont l'agenda se remplit longtemps à l'avance.

1. J−42 · Six semaines avant

   L'annonce de la date, avec le flyer et le lien pour réserver sa place.

2. J−28 · Quatre semaines avant

   L'invitation complète : programme, intervenants, lieu, code vestimentaire.

3. J−14 · Deux semaines avant

   La relance, aux seuls invités qui ne se sont pas encore inscrits.

4. J−1 · La veille

   Le rappel aux inscrits : adresse, ouverture des portes, ajout à l'agenda.

5. J+2 · Deux jours après

   La présentation de la soirée, avec un message pour les présents et un autre pour les absents.

Conseils d'organisateur

1. Donnez un lien à chaque relais. Un mécène qui invite vingt personnes les enverra mieux qu'un message transféré. Avec un lien par relais, vous voyez d'où viennent les inscriptions.
2. Annoncez le code vestimentaire dès la première invitation. Il oriente le choix de la tenue des semaines à l'avance et évite les questions de dernière minute.
3. Prévoyez une file de pointage dédiée aux retardataires. La plupart des invités arrivent en même temps. Plusieurs téléphones ouverts sur la liste, répartis par ordre alphabétique, raccourcissent l'attente.
4. Envoyez le compte rendu aux sponsors dans la semaine. Le message d'après-soirée et le décompte des présents s'envoient deux jours après. Ce délai est celui où les sponsors décident s'ils reviennent.

Le flyer de cette soirée

Plusieurs flyers de gala existent au catalogue : un gala de nuit à l'esprit bleu nuit et or, un gala photo et un carton classique. Ils se créent gratuitement dans votre espace.

Voir les flyers pour cette occasion

Ce que Carton Blanc ne fait pas

Carton Blanc n'est pas une billetterie : il n'encaisse pas de billets et ne vend rien aux invités. Aucun e-mail ne part sans la validation de l'organisateur. Il n'y a ni publicité, ni revente des données, ni version gratuite.