Ouvrir les inscriptions en ligne à un événement

Comment ouvrir les inscriptions à un événement ?

Vous créez l'événement dans votre espace : titre, date, lieu, capacité, programme. La page d'inscription est publiée avec la soirée, à une adresse que vous diffusez comme vous voulez : e-mail, réseaux, site de votre association.

Chaque inscrit remplit un court formulaire et reçoit une confirmation tout de suite. Vous n'avez rien à saisir à la main.

Peut-on garder le flyer à vos couleurs ?

Le flyer de l'événement, avec son titre, sa photo et ses couleurs, accompagne l'invitation ; il se choisit dans une galerie de modèles par occasion et se modifie dans l'éditeur. Il n'y a aucune publicité sur la page de vos invités.

Que faire quand il n'y a plus de places ?

La capacité saisie à la création ferme les inscriptions confirmées. Les suivants passent en liste d'attente et en sont informés ; vous décidez de rappeler quelqu'un si une place se libère. C'est moins pénible que de répondre à des dizaines de messages un par un.

Comment envoyer la confirmation ?

La confirmation part à chaque inscription, sans que vous interveniez. La veille, un rappel donne l'adresse et un lien d'ajout à l'agenda. Après l'événement, chaque groupe reçoit son message : présents d'un côté, absents de l'autre.

Comment obtenir la liste à pointer à l'entrée ?

Le soir même, la liste s'ouvre sur un téléphone. Une personne pointe les arrivées, et vous obtenez le nombre réel de présents, sans papier ni tableur. L'émargement fait l'objet d'un guide à part.

Quelle différence avec une billetterie ?

Une billetterie vend des places à un public : elle encaisse, émet des billets, parfois gère un plan de salle. Carton Blanc n'encaisse rien. Il convient à un événement gratuit, à une soirée sur invitation ou à un événement dont le règlement se fait ailleurs. Si vous devez vendre des places, la page de comparaison nomme les outils faits pour cela.

Quel calendrier d'e-mails prévoir autour de l'événement ?

Carton Blanc prépare à la création de l'événement cinq e-mails en brouillon, datés par rapport à la date : l'annonce à J−42 avec le flyer et le lien, l'invitation détaillée à J−28, la relance à J−14 envoyée aux seuls inscrits manquants, le rappel de la veille, puis le message d'après-événement deux jours plus tard. Vous relisez chacun, vous changez le texte ou la date, et rien ne part sans votre validation.

Pour un événement ouvert au public, vous pouvez raccourcir : une annonce quatre semaines avant et un rappel la veille suffisent souvent.

Quelles erreurs éviter à l'ouverture des inscriptions ?

Les erreurs viennent presque toujours de ce qui n'a pas été écrit. Une inscription sans date limite s'étire, une capacité non saisie laisse la page confirmer au-delà de la salle, et un lien partagé sans description n'explique pas à qui s'adresse l'événement.

• Ne pas indiquer la capacité : la page confirme tout le monde, y compris au-delà de la salle.
• Ne pas écrire de date limite d'inscription dans l'annonce.
• Mettre l'adresse seulement dans l'image du flyer : on ne peut pas la copier.
• Oublier le rappel de la veille, qui réduit le plus les absences.

Pour quels événements cette page convient-elle ?

Aux événements où l'on connaît ou choisit son public : réunion de membres, conférence ouverte sur inscription, portes ouvertes, assemblée, soirée d'association, atelier. Elle ne convient pas à un événement qui doit vendre des places au public ; voyez alors la page de comparaison.

Questions fréquentes

Peut-on ouvrir des inscriptions à un événement gratuit ?

Oui, c'est l'usage le plus courant : une conférence, une réunion de membres, un afterwork. Les inscriptions sont limitées par la capacité que vous saisissez.

Faut-il que les inscrits créent un compte ?

Non, un formulaire et une confirmation par e-mail suffisent.

Combien de personnes peut-on inscrire ?

Jusqu'à 1 000 par événement, inscriptions comprises. Au-delà, écrivez-nous.

Les inscrits peuvent-ils se désinscrire ?

Chaque e-mail contient un lien de désinscription, et une personne désinscrite ne reçoit plus aucun envoi de l'organisateur.