Gérer une conférence : inscriptions, accueil et compte des présents

Pour une conférence, Carton Blanc ouvre les inscriptions sur une page, les clôt à la capacité de la salle, relance les non-inscrits et fournit la liste d'émargement à l'accueil sur téléphone.

Une conférence a deux chiffres qui comptent : le nombre d'inscrits et le nombre de présents. L'écart entre les deux dépend du public et de la gratuité, et il détermine la taille de la salle, le café à prévoir et la crédibilité du compte rendu envoyé aux partenaires.

Carton Blanc suit ces deux chiffres. Les inscriptions arrivent sur la page de la conférence, le jour J la liste se pointe sur un téléphone, et le message d'après-conférence parvient aux présents et aux absents avec un texte propre à chacun.

Comment Carton Blanc gère cette soirée

Invitations

Vous invitez par liste, avec le flyer et le programme. Les relais (association, partenaire, école) reçoivent leur lien et leurs inscriptions restent rattachées.

Inscriptions

Les participants s'inscrivent sur la page de la conférence. Ils indiquent leur société et leur pays si vous le souhaitez, et peuvent poser une question à l'intervenant.

Liste d'attente

À capacité atteinte, la page ouvre une liste d'attente. Les désistements sont fréquents sur les événements gratuits : vous rappelez les premiers de la liste.

Rappels

La relance de J−14 vise les invités sans réponse, et le rappel de la veille donne l'adresse, l'accès et l'ajout à l'agenda.

Émargement

L'accueil pointe les arrivées sur un téléphone. Le décompte final des présents est disponible le soir même.

Le calendrier d'envois conseillé

Une conférence ouverte à des professionnels se remplit entre trois et cinq semaines avant. Le calendrier par défaut de Carton Blanc correspond à cette période ; vous pouvez rapprocher l'invitation de la date si l'événement est local.

1. J−42 · Six semaines avant

   L'annonce : sujet, date, intervenants, flyer.

2. J−28 · Quatre semaines avant

   L'invitation détaillée : programme, lieu, lien d'inscription.

3. J−14 · Deux semaines avant

   La relance aux invités qui ne se sont pas inscrits.

4. J−1 · La veille

   Le rappel aux inscrits : accès, horaire, ajout à l'agenda.

5. J+2 · Deux jours après

   Le message d'après-conférence, avec les supports pour les présents et une invitation à la prochaine séance pour les absents.

Conseils d'organisateur

1. Comptez des absents sur un événement gratuit. Ouvrez les inscriptions à une capacité un peu supérieure à la salle, et activez la liste d'attente pour tenir le plein réel.
2. Mettez l'horaire de fin dans l'invitation. Les professionnels s'inscrivent plus facilement quand ils savent quand ils repartent. L'indication coûte une ligne.
3. Préparez le message d'après-conférence avant l'événement. Il est prêt en brouillon dès la création : relisez-le la veille et il partira deux jours après, sans effort supplémentaire.
4. Faites émarger plutôt que compter à vue. Un pointage nominatif vous donne la liste de ceux qui sont venus, utile pour la relation avec les partenaires et pour la prochaine invitation.

Le flyer de cette soirée

Pour une conférence, les styles à bloc de couleur et liste d'intervenants se prêtent bien au programme. Le flyer se crée gratuitement dans votre espace.

Voir les flyers pour cette occasion

Ce que Carton Blanc ne fait pas

Carton Blanc n'est pas une billetterie : il n'encaisse pas de billets et ne vend rien aux invités. Aucun e-mail ne part sans la validation de l'organisateur. Il n'y a ni publicité, ni revente des données, ni version gratuite.