Inviter à une remise de prix : lauréats, invités et places

Comment inviter à une remise de prix ?

L'invitation tient en quelques lignes : l'organisme qui décerne, le nom de la cérémonie, la date, l'heure d'accueil, le lieu, la tenue et la date limite de réponse. Le flyer donne le ton, sobre pour un prix professionnel, plus festif pour un trophée associatif ou sportif.

Précisez si la cérémonie est suivie d'un cocktail ou d'un dîner : l'invité sait alors combien de temps il devra réserver.

Faut-il inviter les lauréats autrement que les autres ?

Souvent oui : les lauréats doivent connaître leur place avant l'invitation générale, et ils ont besoin de prévenir leurs proches. Prévenez-les par un message personnel avant l'envoi ; l'invitation de Carton Blanc part ensuite à la liste des invités.

Que dire dans l'invitation quand le palmarès reste confidentiel ?

Invitez sans nommer les lauréats : « votre présence est souhaitée » suffit, et la formule « en présence des nominés » ne révèle rien. Le suspense fait partie de l'événement ; ne l'écrivez pas, ne le démentez pas non plus.

Comment gérer la liste des invités et des places ?

Vous saisissez la capacité de la salle. Quand elle est atteinte, les suivants passent en liste d'attente. Si les lauréats ont droit à un nombre d'invités, indiquez-le dans le message qui les prévient.

Comment accueillir et pointer les invités le jour J ?

La liste s'ouvre sur un téléphone à l'accueil. On pointe chaque arrivée, et le nombre de présents est connu en direct. Deux jours après, un message de remerciement part aux présents, un autre aux absents.

Quel calendrier d'envois pour une remise de prix ?

Quatre à six semaines avant, une annonce avec le flyer et le lien de réponse ; deux semaines avant, une relance aux seuls invités qui n'ont pas répondu ; la veille, un rappel aux inscrits avec l'adresse et l'heure d'accueil ; deux jours après, un message de remerciement. Carton Blanc prépare ces e-mails en brouillon à la création de l'événement, vous les relisez avant leur départ.

Si la cérémonie est le point d'orgue d'une saison (association, club, concours), avancez l'annonce : les personnes qui viennent de loin ont besoin de temps.

Un exemple de texte d'invitation

Voici une trame : « Objet : Remise des prix, samedi 6 décembre. Nous avons le plaisir de vous convier à la remise des prix [nom], le samedi 6 décembre à 17 h, à [lieu]. La cérémonie sera suivie d'un cocktail. Merci de confirmer votre présence avant le 21 novembre sur ce lien : [lien]. »

L'invitation n'annonce ni les lauréats ni les catégories si elles doivent rester confidentielles ; elle donne seulement le moment, le lieu et ce qui suit.

Que faire des absents après la cérémonie ?

Deux jours après, un message de remerciement part aux présents, un autre aux absents : le second peut contenir le palmarès, un lien vers les photos ou un mot pour ceux qui n'ont pas pu venir. Vous gardez ainsi le contact avec ceux qui comptent pour la prochaine édition.

Comment préparer la liste d'accueil ?

Avant la cérémonie, ouvrez la liste sur le téléphone de la personne qui accueille et vérifiez qu'elle fonctionne avec le réseau de la salle. Prévoyez une personne de plus pour les arrivées groupées : à l'ouverture des portes, tout le monde se présente en même temps, et le pointage doit rester fluide.

Questions fréquentes

Quel délai pour inviter à une remise de prix ?

Quatre à six semaines avant, avec une relance deux semaines avant et un rappel la veille.

Peut-on envoyer un message différent aux lauréats ?

Prévenez-les par un message personnel avant l'envoi général ; l'invitation part ensuite à toute la liste.

Quel flyer pour une remise de prix ?

Un modèle de la galerie de gala, sobre, avec un titre net ; vous le modifiez dans l'éditeur.

Peut-on vendre des places avec Carton Blanc ?

Non : Carton Blanc n'encaisse rien auprès des invités. Si la cérémonie est payante, le règlement se fait en dehors.