Un logiciel de gestion d'invités, de la liste au pointage

Que fait un logiciel de gestion d'invités ?

Il remplace le tableur qui circule par courriel et le fil de messages où chacun répond à sa manière. Concrètement, il garde pour chaque invité son adresse, son statut (invité, inscrit, en attente, présent) et l'historique des e-mails reçus, et il met cette liste à jour à mesure que les réponses arrivent.

Ce n'est pas un outil de billetterie. La billetterie vend des places à un public ; la gestion d'invités s'adresse à des personnes que l'organisateur a choisies. Les deux se croisent sur un point, l'inscription, mais les besoins diffèrent : ici, il faut surtout savoir qui a répondu, qui ne l'a pas fait et qui est arrivé.

Comment tenir une liste d'invités sans tableur ?

Vous importez un fichier Excel ou vous collez des adresses. Carton Blanc fusionne les doublons et écarte les personnes qui se sont désinscrites d'un précédent envoi, de sorte que la liste de départ est propre sans que vous la nettoyiez à la main.

Un partenaire qui invite ses propres membres reçoit son lien : les inscriptions arrivées par ce lien lui restent rattachées. C'est utile pour un cercle, une fédération ou un événement organisé à plusieurs, où chacun veut savoir ce que ses contacts ont répondu.

Comment envoyer les invitations et suivre les réponses ?

À la création de la soirée (titre, date, lieu, capacité, programme, flyer), chaque e-mail est rédigé en brouillon et daté par rapport à la soirée. Vous relisez, vous ajustez le texte et la date d'envoi, puis vous validez : rien ne part sans vous.

Les invités s'inscrivent sur la page de la soirée, sans créer de compte, et reçoivent aussitôt leur confirmation. Le total des inscrits se met à jour à chaque réponse ; vous voyez d'un coup d'œil où vous en êtes.

Comment relancer ceux qui n'ont pas répondu ?

La relance de J−14 ne part qu'aux invités qui ne se sont pas encore inscrits. Elle n'agace donc pas ceux qui ont déjà répondu, et elle porte un message court : la date, ce qu'il reste comme places, le lien. Le guide sur la liste d'attente et les relances détaille le texte et le moment.

Comment gérer une liste d'attente quand l'événement est complet ?

Vous saisissez la capacité du lieu à la création. Quand elle est atteinte, la page cesse de confirmer : la personne suivante passe en liste d'attente et en est informée, au lieu de recevoir un « oui » qu'on ne pourra pas tenir. Si une place se libère, vous décidez de rappeler quelqu'un.

Comment pointer les arrivées le soir même ?

La liste s'ouvre sur un téléphone. Une personne à l'accueil pointe les arrivées, et vous connaissez à chaque instant le nombre de présents. Deux jours après, chaque groupe reçoit son message : un texte pour les présents, un autre pour les absents.

Que deviennent les données des invités ?

La liste vous appartient et vous en êtes responsable ; Carton Blanc l'héberge pour votre compte, dans l'Union européenne, à Paris, sans la vendre ni la céder. Chaque e-mail contient un lien de désinscription, et vous exportez la liste en Excel à tout moment, abonné ou non. Le guide sur le RGPD de la liste d'invités précise ce qu'il faut dire aux personnes invitées.

Combien coûte Carton Blanc ?

Une soirée se paie 49 € TTC, en une fois, sans abonnement. L'abonnement coûte 99 € TTC par mois, sans engagement, ou 990 € TTC par an. Dans les deux cas, jusqu'à 1 000 invités par soirée. Il n'existe pas de version gratuite ; les flyers, eux, sont gratuits dès l'ouverture du compte.

Questions fréquentes

Faut-il un logiciel pour une liste de vingt invités ?

Pas forcément : un tableur suffit tant que vous connaissez tous vos invités et qu'ils répondent vite. Un logiciel devient utile quand les réponses se dispersent, quand il faut relancer, ou quand la salle a une capacité limite.

Les invités doivent-ils créer un compte ?

Non. L'invité remplit un formulaire sur la page de la soirée et reçoit sa confirmation par e-mail. Seul l'organisateur a un espace.

Peut-on importer une liste existante ?

Oui, depuis un fichier Excel ou par copier-coller d'adresses. Les doublons sont fusionnés.

Carton Blanc convient-il à un événement payant ?

Il gère les invitations, les inscriptions et l'émargement, mais n'encaisse rien. Si l'événement est payant, le règlement se fait en dehors de Carton Blanc.