Organiser une dégustation : places limitées, participants pointés

Une dégustation a un nombre de places fixé par le nombre de verres et de bouteilles ; Carton Blanc ferme les inscriptions à la capacité, place les suivants en liste d'attente et envoie le rappel à ceux qui sont inscrits.

Une dégustation de vins, de spiritueux, de thés ou de fromages se prépare par rapport au nombre de participants. Le nombre de verres, le volume de chaque bouteille ouverte et la durée de l'animation dépendent du chiffre. Une inscription mal tenue se paie en bouteilles inutiles ou en invités debout.

Les maisons de vin, les cavistes et les clubs d'amateurs utilisent Carton Blanc pour leurs soirées sur liste : une page, une capacité, un compte exact. Le logiciel ne vend pas de billets. Si vous faites payer la dégustation, l'encaissement se fait hors de Carton Blanc.

Comment Carton Blanc gère cette soirée

Invitations

Vous invitez votre fichier clients ou vos membres, avec un flyer au style adapté. La première invitation est relue par vous, puis vérifiée par Carton Blanc à son premier envoi.

Inscriptions

Les participants s'inscrivent sur la page de la dégustation et reçoivent leur confirmation. La page indique le lieu, l'horaire et le thème.

Liste d'attente

À capacité atteinte, les inscrits suivants passent en attente. Si un participant se désiste, vous savez qui rappeler en premier.

Rappels

La relance de J−14 s'adresse aux clients qui n'ont pas répondu. Le rappel de la veille précise l'adresse, l'heure et l'ajout à l'agenda.

Émargement

À l'arrivée, vous pointez les participants sur téléphone. Le lendemain, le message d'après-soirée remercie les présents et propose aux absents la prochaine date.

Le calendrier d'envois conseillé

Une dégustation se remplit vite quand la liste est bien ciblée. Un envoi à quatre semaines est souvent suffisant, avec une relance à deux semaines pour compléter. Vous réglez la date de chaque e-mail.

1. J−42 · Six semaines avant

   L'annonce de la date, avec le thème et le flyer. Utile pour une série ou une soirée avec un vigneron invité.

2. J−28 · Quatre semaines avant

   L'invitation : programme de la dégustation, intervenant, lieu et lien de réservation.

3. J−14 · Deux semaines avant

   La relance, adressée seulement aux clients qui n'ont pas répondu.

4. J−1 · La veille

   Le rappel aux inscrits, avec l'adresse et l'heure d'accueil.

5. J+2 · Deux jours après

   Le message d'après-soirée : remerciement, accords évoqués, prochaine date.

Conseils d'organisateur

1. Calculez la capacité depuis les bouteilles. Chaque bouteille ne sert qu'un nombre limité de dégustations. Multipliez le nombre de références par le nombre de participants pour fixer la capacité avant d'ouvrir les inscriptions.
2. Dites si l'accord mets et vins est compris. Un participant qui s'attend à un dîner repart déçu d'une dégustation de trois verres. Une ligne dans l'invitation évite le malentendu.
3. Utilisez la liste d'attente comme baromètre. Une liste d'attente qui s'allonge est le signal qu'une deuxième séance est possible. Vous la proposez à ceux qui n'ont pas eu de place.
4. Demandez l'autorisation de les réinviter. La page d'inscription propose une case pour recevoir les prochaines invitations du même organisateur. Cochée, elle vous permet de constituer une liste de passionnés qui vous appartient.

Le flyer de cette soirée

Le flyer de dégustation reprend l'univers du vin : un fond bordeaux, un grand titre en italique et des touches de cuivre. Il se crée gratuitement dans votre espace.

Voir les flyers pour cette occasion

Ce que Carton Blanc ne fait pas

Carton Blanc n'est pas une billetterie : il n'encaisse pas de billets et ne vend rien aux invités. Aucun e-mail ne part sans la validation de l'organisateur. Il n'y a ni publicité, ni revente des données, ni version gratuite.