Organiser un dîner : convives confirmés, tables remplies

Carton Blanc suit les convives d'un dîner sur invitation : il envoie l'invitation, enregistre les réponses, ferme les inscriptions à la capacité de la salle et ouvre une liste d'attente pour les suivants.

Un dîner se prépare avec un chiffre ferme. Le restaurant ou le traiteur facture les couverts réservés, qu'ils soient occupés ou non, et le débat ou l'intervenant ne vaut que devant une salle pleine. Les dîners de club, d'association ou d'entreprise réunissent souvent les mêmes convives d'une fois sur l'autre.

Carton Blanc prépare le dîner comme un événement sur liste : une page, une capacité, des inscriptions. Il sert particulièrement aux séries : le dîner mensuel d'un cercle garde son fichier, ses désinscrits et son historique d'un événement à l'autre.

Comment Carton Blanc gère cette soirée

Invitations

L'invitation part avec le flyer, le thème de la soirée et le lien de réservation. Vous importez vos membres depuis Excel et les doublons se fusionnent.

Inscriptions

Le convive réserve sa place sur la page du dîner et reçoit sa confirmation. Il peut poser une question à l'inscription, par exemple pour signaler un régime alimentaire.

Liste d'attente

À capacité atteinte, la page passe les nouveaux inscrits en liste d'attente. Vous n'engagez ainsi jamais plus de couverts que la salle n'en tient.

Rappels

La relance de J−14 s'adresse aux membres qui n'ont pas répondu. Le rappel de la veille fournit l'adresse et l'heure d'accueil.

Émargement

À l'arrivée, vous pointez les convives sur téléphone. Le lendemain, vous connaissez le nombre exact de présents pour la facture du traiteur.

Le calendrier d'envois conseillé

Pour un dîner régulier, le calendrier par défaut convient. Un dîner de fin d'année demande d'avancer l'annonce, parce que les agendas de novembre et de décembre sont pleins dès l'automne.

1. J−42 · Six semaines avant

   L'annonce de la date, avec le flyer et le thème du dîner.

2. J−28 · Quatre semaines avant

   L'invitation : intervenant, programme, lieu et lien de réservation.

3. J−14 · Deux semaines avant

   La relance aux membres qui n'ont pas répondu.

4. J−1 · La veille

   Le rappel aux inscrits : adresse, heure d'accueil, ajout à l'agenda.

5. J+2 · Deux jours après

   La présentation du dîner et un message pour les absents, avec la date du prochain.

Conseils d'organisateur

1. Communiquez un chiffre au traiteur avec une marge. Donnez au traiteur le nombre d'inscrits une semaine avant et acceptez d'ajuster quelques couverts jusqu'aux derniers jours. La liste d'attente aide à combler les départs.
2. Annoncez l'horaire de début du repas, pas seulement celui de l'accueil. Les convives arrivent mieux à l'heure quand le service est annoncé. Un rappel la veille réduit les retards.
3. Gardez des tables de taille modeste. Pour un dîner-débat, c'est la taille où chacun peut participer à la conversation. Fixez la capacité de la salle en conséquence.
4. Notez les absents répétés. Un convive qui s'inscrit puis ne vient pas deux fois de suite occupe une place qu'un autre aurait prise. L'émargement vous donne la liste exacte pour en tenir compte.

Le flyer de cette soirée

Le carton classique convient aux dîners : une mise en page sobre, le nom de l'intervenant, le lieu et l'heure. D'autres styles sont disponibles dans le catalogue, gratuits à la création du compte.

Voir les flyers pour cette occasion

Ce que Carton Blanc ne fait pas

Carton Blanc n'est pas une billetterie : il n'encaisse pas de billets et ne vend rien aux invités. Aucun e-mail ne part sans la validation de l'organisateur. Il n'y a ni publicité, ni revente des données, ni version gratuite.