Convoquer les membres à une assemblée générale et suivre les réponses

Comment convoquer les membres à l'assemblée générale ?

Vous envoyez à chaque membre une convocation qui respecte vos statuts : c'est eux qui fixent qui convoque, comment et avec quel préavis. Pour une association déclarée, le cadre général est la loi du 1er juillet 1901 ; pour une société, le Code de commerce ou le Code civil selon sa forme. Dans tous les cas, à vérifier dans vos statuts et dans le texte qui s'applique à votre structure.

Carton Blanc intervient une fois ces règles connues : il envoie l'e-mail, y joint le lien de réponse et vous évite de compter les réponses à la main.

Que doit contenir la convocation ?

Au minimum : le nom de l'organisation, la nature de l'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), la date, l'heure, le lieu, l'ordre du jour et la façon de se faire représenter si vos statuts le prévoient. Ajoutez le lien de réponse et, si vous le souhaitez, la date limite de réponse.

Ce que la convocation doit contenir pour être régulière relève de vos statuts : à vérifier dans vos statuts avant l'envoi.

La convocation peut-elle partir par e-mail ?

Cela dépend de ce que vos statuts autorisent : certains prévoient la lettre, d'autres le courriel. Si vos statuts exigent un envoi avec preuve de réception, utilisez le moyen qu'ils prévoient : Carton Blanc n'est pas présenté comme un outil de convocation à valeur juridique. À vérifier dans vos statuts.

Si l'e-mail est autorisé, vous gardez la maîtrise du texte : chaque message est relu et validé par vous avant de partir.

Quel délai respecter, et où le trouver ?

Le délai se trouve dans vos statuts, parfois dans le règlement intérieur, et dans le texte applicable à votre structure. Cette page ne donne aucun chiffre : un délai écrit de mémoire est la première cause de convocation contestée. À vérifier dans vos statuts.

Une fois le délai connu, fixez la date d'envoi dans Carton Blanc : vous réglez la date de chaque e-mail avant son départ.

Comment suivre qui a répondu et qui sera présent ?

Les membres répondent sur une page, sans créer de compte, et reçoivent une confirmation. Le total des réponses se met à jour à chaque inscription. La relance part aux seuls membres sans réponse, deux semaines avant la date par défaut, et vous pouvez en ajouter une à la date de votre choix.

Si le lieu a une capacité limitée, saisissez-la : les inscriptions au-delà passent en liste d'attente.

Comment émarger la liste de présence le jour de l'assemblée ?

La liste des inscrits s'ouvre sur un téléphone, et une personne à l'accueil pointe les arrivées : vous obtenez le nombre de présents. Si vos statuts imposent une feuille de présence signée par chaque membre, vérifiez si le pointage sur téléphone suffit : à vérifier dans vos statuts.

Et pour le repas ou le cocktail qui suit ?

L'assemblée s'accompagne souvent d'un repas ou d'un verre. Vous pouvez inviter à cette suite avec la même liste : la capacité et la liste d'attente évitent de commander pour un nombre de couverts erroné.

Questions fréquentes

Quel est le délai légal d'une convocation d'assemblée générale ?

Cette page ne l'indique pas : il dépend de vos statuts et du texte applicable à votre structure. À vérifier dans vos statuts, ou auprès d'un juriste.

Une convocation par e-mail est-elle valable ?

Cela dépend de vos statuts. Vérifiez le mode de convocation qu'ils prévoient avant d'utiliser l'e-mail.

Carton Blanc fournit-il un modèle de convocation ?

Il prépare des e-mails que vous modifiez, mais le contenu juridique de la convocation reste de votre responsabilité.

Les membres doivent-ils créer un compte pour répondre ?

Non. Ils remplissent un formulaire sur la page de l'événement et reçoivent une confirmation par e-mail.