Organiser un anniversaire avec invitations et réponses à jour

Pour un anniversaire sur liste, Carton Blanc envoie l'invitation et la relance, recueille les réponses sur une page dédiée et ouvre une liste d'attente quand la salle est pleine.

Un grand anniversaire, c'est souvent une salle louée, un traiteur et une liste qui circule entre messageries, e-mails et SMS. Au bout de deux semaines, personne ne sait plus qui vient. Les anniversaires de quarante, cinquante ou soixante ans réunissent des invités de plusieurs cercles qui ne se connaissent pas, et c'est à l'organisateur de tenir le compte.

Carton Blanc remplace ce fil de messages par une page d'inscription. Chaque invité y répond une fois, reçoit sa confirmation, et vous voyez le total évoluer. Le logiciel convient aussi bien à un dîner de quarante personnes qu'à une fête de deux cents, tant que vous invitez par liste.

Comment Carton Blanc gère cette soirée

Invitations

Vous importez vos contacts depuis Excel ou en collant des adresses. L'invitation, avec le flyer de la fête, part à la date choisie, après que vous l'avez relue.

Inscriptions

Chacun répond sur la page de l'anniversaire et reçoit une confirmation immédiate. Le total des inscrits se met à jour à chaque réponse.

Liste d'attente

La capacité du lieu est saisie à la création. Quand elle est atteinte, les suivants passent en attente et en sont informés, et vous décidez de les rappeler en cas de désistement.

Rappels

Deux semaines avant, la relance ne part qu'aux amis sans réponse. La veille, un rappel avec l'adresse et l'ajout à l'agenda limite les oublis.

Émargement

Pour une grande fête, la liste se pointe à l'entrée sur un téléphone. Vous savez à chaque instant combien de personnes sont arrivées.

Le calendrier d'envois conseillé

Les brouillons sont rédigés à la création de la soirée et datés à partir du jour de la fête, le même jour de la semaine. Pour un anniversaire, une annonce six semaines avant laisse aux amis le temps de se libérer.

1. J−42 · Six semaines avant

   L'annonce de la date, avec le flyer et le lien pour réserver sa place.

2. J−28 · Quatre semaines avant

   L'invitation : lieu, horaire, thème éventuel et indications pour venir.

3. J−14 · Deux semaines avant

   La relance, envoyée uniquement à ceux qui n'ont pas répondu.

4. J−1 · La veille

   Le rappel aux inscrits : adresse, heure et lien d'ajout à l'agenda.

5. J+2 · Deux jours après

   Le message de remerciement, avec un texte pour les présents et un autre pour les absents.

Conseils d'organisateur

1. Précisez ce qui est attendu dans l'invitation. Tenue, cadeau ou cagnotte, heure de fin : une phrase par sujet évite les questions individuelles. Les invités répondent plus volontiers quand ils savent à quoi ils s'engagent.
2. Prévoyez des absents. Sur une fête de plus de cinquante personnes, une partie des inscrits ne vient pas. Une liste d'attente permet de remplir ces places sans surcommander.
3. Invitez en deux vagues si le lieu est petit. Envoyez d'abord aux proches, puis, deux semaines plus tard, aux relations plus éloignées. Les places restantes se voient dans l'inscription en cours.
4. Gardez la surprise hors de la page. Si l'anniversaire est une surprise, ne mettez pas le nom de la personne fêtée dans le titre : la page de la soirée est accessible à toute personne qui a le lien.

Le flyer de cette soirée

Le flyer d'anniversaire existe en style photo (une coupe, un cierge magique, la date en grand), en carton classique ou en affiche. Vous le personnalisez dans votre espace, gratuitement, avant même l'abonnement.

Voir les flyers pour cette occasion

Ce que Carton Blanc ne fait pas

Carton Blanc n'est pas une billetterie : il n'encaisse pas de billets et ne vend rien aux invités. Aucun e-mail ne part sans la validation de l'organisateur. Il n'y a ni publicité, ni revente des données, ni version gratuite.